Une arrivée se prépare avant le premier jour. Un départ se traite le jour même. Entre les deux, la plupart des PME improvisent : un compte créé à la hâte avec trop de droits, un ancien collaborateur dont le téléphone reçoit encore les e-mails trois semaines après son départ. Une procédure courte, écrite une fois, règle les deux cas.
L’arrivée : tout prêt avant le premier jour
Le premier matin d’un nouveau collaborateur ne devrait pas se passer à chercher un mot de passe. Quelques jours avant, on crée son compte Microsoft 365, avec la protection de connexion déjà active. On l’ajoute aux bons groupes : il accède alors aux équipes Teams, aux dossiers SharePoint et aux boîtes partagées de son service, et seulement à ceux-là. Donner tous les accès « pour être tranquille » revient à multiplier ce qu’un compte piraté pourrait atteindre.
Si l’ordinateur est géré, il peut être livré directement chez la personne. Elle l’allume, se connecte avec son compte, et la machine se configure seule : applications installées, réglages de sécurité appliqués, fichiers synchronisés. Personne n’a eu besoin de la préparer à la main. C’est l’un des usages les plus concrets des appareils gérés.
Le départ : le jour même, dans le bon ordre
Un départ se traite le dernier jour, idéalement à l’heure où la personne quitte l’entreprise. L’ordre compte.
On bloque d’abord la connexion et on ferme toutes les sessions ouvertes. Changer le mot de passe ne suffit pas : un téléphone déjà connecté peut continuer à recevoir les e-mails un moment. Le blocage, lui, coupe l’accès sur tous les appareils.
On récupère ensuite ce qui appartient à l’entreprise. La boîte aux lettres devient une boîte partagée, confiée à la personne qui reprend les dossiers, et les messages des clients continuent d’arriver quelque part. Les fichiers du OneDrive sont transférés à un responsable. On retire enfin la personne des groupes, des partages et de tout outil extérieur où elle avait un compte au nom de l’entreprise.
Pour l’ordinateur, deux cas. S’il est géré, il peut être effacé à distance, où qu’il se trouve, puis réattribué. S’il ne l’est pas, il faut le récupérer et le réinitialiser soi-même, ce qui devient compliqué quand la personne travaillait à l’autre bout du pays.
Le piège de la suppression trop rapide
Supprimer le compte paraît le geste le plus sûr. C’est souvent le plus coûteux. Par défaut, Microsoft supprime le OneDrive d’un compte effacé au bout de trente jours, et une boîte aux lettres supprimée disparaît avec ses e-mails. Une sauvegarde de Microsoft 365 couvre ce risque, mais le bon réflexe reste de récupérer d’abord, de supprimer ensuite.
Qui s’en occupe
Les arrivées et les départs font partie de ce que nous gérons au quotidien dans l’offre Cloud : vous nous prévenez, nous faisons le reste dans le bon ordre et vous confirmons quand c’est fait. Avec l’offre 360, l’ordinateur suit le même chemin : livré prêt à l’arrivée, effacé et réattribué au départ.
